SES.Hospedajes y el RD 933/2021: la guía clara para hoteles
Desde el 2 de diciembre de 2024, todos los alojamientos en España deben comunicar los datos de sus huéspedes al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.Hospedajes. Esto es lo que exige el Real Decreto 933/2021 y cómo cumplir sin arriesgar sanciones.
¿Qué es SES.Hospedajes?
SES.Hospedajes es la plataforma de la Sede Electrónica del Ministerio del Interior donde los alojamientos (y las empresas de alquiler de vehículos) registran y comunican los datos de sus clientes, según el Real Decreto 933/2021. Sustituye al antiguo parte de viajeros en papel y centraliza la información a nivel nacional.
¿Qué datos hay que comunicar?
Alrededor de 17-18 datos del viajero y de la reserva: nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento, domicilio, teléfono y email, número de viajeros y relación de parentesco con menores. Cuando hay pago con tarjeta, el número de campos puede ampliarse considerablemente.
Plazos y conservación
La comunicación debe hacerse de forma inmediata y, como máximo, en un plazo de 24 horas desde la reserva o el inicio del servicio. Los datos deben conservarse durante 3 años desde la finalización del servicio.
Sanciones por incumplir
Las infracciones leves se sancionan con 100-600 € y las graves con 601-30.000 €. No darse de alta como alojamiento o no comunicar los datos se considera infracción grave.
El error que está costando caro: SES frente al RGPD
SES.Hospedajes te obliga a recoger datos, pero el RGPD te limita a guardar solo lo estrictamente necesario. La AEPD ha sancionado a alojamientos por escanear y almacenar copias de DNI o pasaporte de forma indebida. Cumplir con SES no te autoriza a guardar imágenes de documentos «por si acaso».
Cómo cumplir sin riesgo
La forma segura es automatizar el proceso de extremo a extremo: extraer solo los datos necesarios del documento mediante OCR, comunicarlos automáticamente a SES.Hospedajes dentro de plazo, y custodiar lo imprescindible cifrado y con borrado legal automático. Así cumples las dos normativas a la vez, sin trabajo manual.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatorio SES.Hospedajes?
Desde el 2 de diciembre de 2024, fecha en la que terminó el periodo de adaptación y pueden imponerse sanciones.
¿Cuánto tiempo tengo para comunicar los datos?
Como máximo 24 horas desde la reserva o el inicio del servicio; lo recomendable es hacerlo de forma inmediata.
¿Puedo guardar una foto del DNI del huésped?
Cumplir con SES no te autoriza a almacenar imágenes de documentos sin una base legal y medidas adecuadas. Un almacenamiento indebido puede acarrear sanciones de la AEPD; lo seguro es guardar solo los datos necesarios, cifrados y con borrado automático.
Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Verifica los detalles con tu responsable de protección de datos.