Cómo elegir software de check-in y verificación de identidad: checklist para hoteles
Elegir mal un software de check-in cuesta tiempo y disgustos. Esta es la checklist que debería usar cualquier responsable de TI u operaciones antes de decidir.
Integración con tu PMS
¿Se integra de forma nativa con tu PMS (p. ej. Oracle Opera vía OHIP) o depende de conectores frágiles? Una integración nativa evita el doble tecleo y se mantiene estable (ver la guía de integración PMS).
Cumplimiento: SES.Hospedajes y RGPD
¿Automatiza la comunicación a SES.Hospedajes (RD 933/2021)? ¿Aplica minimización de datos y borrado conforme al RGPD? El cumplimiento no debería ser tu problema, sino el del sistema.
Seguridad y residencia de datos
Cifrado en tránsito y en reposo, residencia de datos en la UE, control de acceso y un DPA (ver la guía de seguridad del dato).
Calidad del OCR y verificación
¿Lee documentos de cualquier nacionalidad (DNI, NIE, pasaporte…), tengan o no MRZ? ¿Verifica los datos (dígito de control, caducidad)? Un OCR que no verifica genera fichas con errores que rebotan en SES.
Soporte, SLA y evolución
¿Hay soporte real, acuerdos de nivel de servicio y actualizaciones incluidas? Un sistema de recepción no se puede caer en temporada alta.
Preguntas frecuentes
¿Qué es lo más importante al elegir?
La integración nativa con tu PMS y el cumplimiento (SES + RGPD): ahí es donde más se gana o se pierde en tiempo y riesgo.
¿Cómo sé si la integración es de verdad?
Pregunta si usa la plataforma oficial del PMS (p. ej. OHIP de Oracle) o si hace «scraping». Lo primero es estable; lo segundo se rompe.
¿Debo pedir un DPA?
Sí: cualquier proveedor que trate datos de tus huéspedes debe firmar un acuerdo de tratamiento (DPA) conforme al RGPD.
Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Verifica los detalles con tu responsable de protección de datos.